POLÍTICA DE PRIVACIDAD
En cumplimiento a los dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la empresa NEXSYS DE COLOMBIA S. A. S. informa la Política aplicable a la entidad para el tratamiento protección de datos personales.
1. IDENTIFICACION
RAZON SOCIAL: NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S
NIT: 800.035.776-1
DIRECCION: Autopista Medellín Km 2 Parque Empresarial Tecnológico.
CORREO ELECTRONICO: habeas.data@nexsysla.com
AREAS RESPONSABLES: Sistemas, Gestión Humana, Financiera, Gestión Integral. TELEFONO: 8766700
ACTIVIDAD ECONOMICA: Comercialización de Productos Software y Hardware
2. DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad económica de la empresa. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, ejecute el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable
3. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Conforme la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 los datos personales que NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:
3.1. En relación con la Actividad Comercial propia de NEXSYS DE COLOMBIA
Los datos necesarios para el desarrollo del objeto social descrito en el certificado de existencia y representación legal de la Compañía el cual gira en torno a la comercialización de Software y Hardware.
3.2. En relación con el funcionamiento de NEXSYS DE COLOMBIA
Los datos que sean necesarios para el funcionamiento administrativo de la Compañía y de todas las sucursales y puntos de distribución al nivel nacional.
3.2.1. Recurso Humano
El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S (incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, judicantes, practicantes y aspirantes a cargos).
3.2.2. Proveedores y Contratistas de NEXSYS DE COLOMBIA S. A. S.
El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.
3.2.3. Seguridad en instalaciones de NEXSYS DE COLOMBIA
El Tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S y en general toda actividad que implique la vigilancia, el cuidado, el bienestar general de la Compañía y todos sus colaboradores.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES
4.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS Y DATOS PERSONALES.
4.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a NEXSYS DE COLOMBIA S.A. como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
4.3. Ser informado por NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S como responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
4.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
4.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5. DATOS SENSIBLES
El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.
6. DATOS DE MENORES DE EDAD
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.
7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
8. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
8.1. Información requerida por NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
8.2. Datos de naturaleza pública.
8.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
8.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
8.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
9. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación
En la sede de NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S: Aut. Medellín KM 2 Parque Empresarial Tecnológico De lunes a viernes en el horario de atención al público (8:00 AM a 5:00 PM) Conmutador: (+571) 8766700
Correo electrónico: habeas.data@nexsysla.com
Página Web: http://www.nexsysla.com/COL Link: Protección de Datos – Habeas Data Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S. encargada del Tratamiento.
10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S garantiza la protección de los derechos del titular de los datos personales y en cualquier momento podrá presentar consultas, quejas, reclamos o solicitudes en general con su información, conforme el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
10.1. Consultas Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
10.2. Quejas y/o Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de esta Compañía debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S., a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:
10.2.1. Nombre e identificación del Titular
10.2.2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
10.2.3. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
10.2.4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer. En caso de que NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Si el reclamo resulta incompleto, NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.
Una vez recibido el reclamo completo, EL ENCARGADO lo incluirá en los registros que lleve, señalando el motivo del mismo, la fecha de recibido y en general todos los datos necesarios para darle el trámite correspondiente y responder dentro de los términos establecidos.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, NEXSYS DE COLOMBIA S.A.S. Informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Además de lo establecido en la presente Política, los procedimientos a seguir para la atención de consultas y reclamos serán los establecidos en la normativa aplicable, y especialmente los referidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cualquier tipo de solicitud, petición o reclamación que realice un titular se deberá responder por el mismo canal en el cual se recibió, asegurando almacenar las respuestas en un medio que asegura su posterior consulta y reproducción.
11. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS DE NEXSYS DE COLOMBIA
La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.
12. PUBLICIDAD Y VIGENCIA
La presente política será publicada en la página web de la Compañía http://www.nexsysla.com/COL y estará dispuesta en la Intranet y entra en vigencia con la respectiva firma.
Cualquier cambio sustancial en la política de tratamiento de bases de datos e información será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.